25 apr Je werkdruk verlagen? Delegeer!

Je hebt bergen werk en het lukt je gewoon niet om alles op tijd af te krijgen. Je kunt aan veel verschillende knoppen draaien om je werkdruk te verlagen. In dit artikel ga ik in op de knop die “delegeren” heet.

Delegeren alleen voor leidinggevenden?
Veel mensen denken dat je alleen kunt delegeren als je een leidinggevende baan hebt. Dat is echt een misvatting. Na het lezen van dit artikel zul je zien dat je ook kunt delegeren als je geen leidinggevende baan hebt. Misschien heb je een verkeerde kijk op delegeren. Op www.encyclo.nl staat de volgende definitie van delegeren. “Toedelen van verantwoordelijkheden aan medewerkers daarbij gebruik makend van aanwezige tijd, vaardigheden en potentieel van de medewerkers.” Als je dit leest kun je dus concluderen dat delegeren niets te maken heeft met jouw rol in de organisatie waar je werkt.

Waarom zou je delegeren?
De meest voor de hand liggende reden om te delegeren is natuurlijk vanuit egoïstische motieven. Je wilt je werkdruk verlagen. Een bijkomend voordeel van delegeren is dat de kwaliteit van je eigen werk beter wordt. Want je hoeft zaken niet meer af te raffelen omdat je workload hebt verlaagd. Je hebt minder stress dus je hoofd staat minder in de “automatische-piloot-stand”. En je komt misschien toe aan lange termijn taken die je steeds maar uitstelt maar die wel hartstikke belangrijk zijn.

Nog andere redenen om te delegeren?
Er zijn nog zo veel andere redenen. Hoort het uitprinten van sommige documenten echt bij jouw taak? Of het verzorgen van de koffie en thee voor een vergadering? Ben je daar misschien toch iets te duur voor? Je bent zo gewend om effe snel iets te doen wat misschien beter door iemand anders gedaan kan worden. En is het écht zo dat alleen jij die ene taak kan doen? Hoe kwetsbaar is je afdeling doordat jij taken bij je houdt?

Wat gebeurt er als jij uitvalt?
Stel, je wordt flink ziek en ben weken uit de running. Ik hoop het niet natuurlijk maar iedereen kan om wat voor reden dan ook uitvallen. Wat gebeurt er dan? Draait de boel dan gewoon door zonder jou? Of hebben je collega’s dan veel werk om uit te zoeken hoe ze jouw taken over kunnen nemen? Of kunnen je collega’s je werk misschien niet eens overnemen omdat ze niet weten hoe het moet? Dan zit je thuis ook nog eens te stressen over het werk dat blijft liggen. Als reactie op die zorgen ziek je niet goed uit en ga je veel te vroeg aan het werk. Herkenbaar?

Wat levert het je collega’s op?
Oké, je bent ondertussen overtuigd en gaat meer delegeren. Als je de juiste collega uitkiest om aan te delegeren ben je een held. Want je biedt die ene collega opeens een kans om zich te ontwikkelen. En wat een waardering en vertrouwen laat je zien. Het zal je verrassen hoe blij sommige mensen zijn dat ze een taak van je over mogen nemen. Ze voelen zich gezien en gewaardeerd. En het is een leuke afwisseling in hun eigen werk.

Aan wie delegeer je?
En hoe weet je dan aan wie je het beste die ene taak kunt delegeren? Dat is eigenlijk heel simpel. Je collega kan de taak beter of net zo goed als jij. Of je collega kan de taak leren. Ik adviseer je om juist aan die collega die het nog moet leren te delegeren. “Hmmm, meer werk….” Ja dat klopt.

“Als ik het zelf doe is het sneller voor elkaar”
Deze uitspraak heb je vast al vaak gehoord. Ik hoor deze bijna bij iedere training wel een keer voorbij komen. En ik snap het precies. Je hebt al een hele hoge werkdruk en dan moet je ook nog tijd gaan investeren in je collega om zaken uit te leggen. Daar heb je nu gewoon geen tijd voor. Zelf doen gaat sneller. Maar vergeet niet dat je zo alleen aan de korte termijn denkt. Want één keer goed uitleggen en tussentijds begeleiden betekent dat je die ene taak in de toekomst veel vaker kunt gaan delegeren. Dat geeft een hoop ruimte. Niet alleen in je agenda maar ook in je hoofd.

En tot slot, kijk even in de spiegel
Weet je eigenlijk waarom je het lastig vindt om taken te delegeren? Ben je bang dat je een snauw krijgt als je je collega vraagt om je te helpen? Of denk je dat de ander het niet goed genoeg doet? Soms is een 7 ook goed genoeg. Het hoeft niet altijd een 9 of een 10 te zijn. Of ben je bang om verantwoordelijkheden te verliezen? Durf je eigen angsten onder ogen te zien. Dan wordt delegeren opeens een eitje. Succes!