08 mei Outlook als je P.A.?

Waar gebruik jij Outlook voor?
Als ik aan mijn klanten vraag waar ze Outlook voor gebruiken dan krijg ik meestal hetzelfde antwoord. “Om mail te ontvangen en te versturen. En om afspraken in mijn agenda te zetten.” En wat vind ik dat nou jammer. Want je kunt Outlook ook gebruiken als je personal assistent. Dat doe ik in ieder geval wel.

Wat moest ik met die secretaresse?
Bij mijn vorige werkgever had ik de beschikking over een secretaresse. Wat een luxe. Mijn collega’s gebruikten de secretaresse meestal voor hun agendabeheer en het ordenen van hun mails. Maar ik wist niet zo goed wat ik met haar aan moest. Ik had Outlook en dat was genoeg voor mij. Ik vond het fijn dat ik de regie over mijn eigen agenda had. En dat had niets te maken met niet kunnen of durven delegeren. Ik zag de meerwaarde gewoon niet zo. Ik combineerde mijn timemanagement met de handigheidjes van Outlook. In dit artikel vertel ik iets meer over hoe ik Outlook gebruik.

Hoe efficiënt ben jij in het afhandelen van je taken?
Hoe vaak handel je iets af in je mail wat meerdere malen per dag of per week terug komt? Omslachtig, want je moet steeds weer dezelfde programma’s opstarten en afsluiten. Verzamel dezelfde soort taken bij elkaar. Groepeer die en plan deze groepsgewijs in je agenda of taken. Zo ben je veel efficiënter bezig.

Slimme trucjes in Outlook?
In mijn zoektocht naar efficiënter en relaxter werken vond ik steeds vaker handigheidjes in Outlook. Zo speelden vaak nog allerlei zaken door mijn hoofd waarvoor ik iemand had gemaild. Niet iedereen is even goed in het beantwoorden van mail. Van sommige collega’s of klanten weet je dat je altijd antwoord krijgt. Maar er zijn genoeg collega’s of klanten die je achter de broek moet zitten om antwoord te krijgen. En als dat er veel zijn dan heb je dus veel te onthouden. Niet nodig. Verzamel deze mails in een map. Hang er herinneringen aan. En ze zijn uit je hoofd.

Nog een handigheidje?
Ik vergat vaak om dagelijks te checken of er digitale facturen klaar stonden die ik moest goedkeuren. Een klein maar o zo belangrijk klusje. Hiervoor had ik een taak aangemaakt met een terugkeerpatroon. En er een reminder aan gehangen natuurlijk. Ik vergat het vanaf dat moment nooit meer. Ik had ook nooit meer die “oh-jee-vergeten” momentjes”. En die momenten overkwamen me altijd net als ik op de fiets zat om gezellig met een vriendin een wijntje te gaan drinken. Of op andere ongelegen momenten waarop je niet met je werk bezig wilt zijn.

Mijn advies?
De mogelijkheden in Outlook zijn legio. Het is jammer dat er maar zo weinig mensen gebruik van maken. Gewoon omdat ze gewend zijn om op een bepaalde manier te werken. Ze realiseren zich niet hoeveel werk Outlook ze uit handen kan nemen. Mijn advies, doe eens een Outlook training. Ik heb veel geleerd van de verplichte training die we moesten volgen toen er een nieuwe versie van Outlook uit kwam.

Heb je geen Outlook?
Ook andere programma’s hebben veel dezelfde functionaliteiten. Het is even een kwestie van uitzoeken wat de mogelijkheden zijn en uittesten. Door te googelen op wat je wil doen kom je al een heel eind. En dat geldt overigens ook voor Outlook. Ik leer nog steeds nieuwe trucjes. Hartstikke leuk!

En hoe ging het met die secretaresse?
Daar is het helemaal goed mee gekomen. Ik gaf haar taken die mij veel tijd kostten. Zoals het uitwerken van vertrouwelijke stukken. Of zaken uitzoeken. Daar werd ze blij van want het gaf haar afwisseling in haar werk. En ze kon zich ontwikkelen. Dat vond ze helemaal fijn. Uiteindelijk dus win-win.