02 jul Relaxed op vakantie?

De vakantie komt er weer aan. Als je googelt op “top 10 stress” dan staat de vakantie er ook in. Dit zijn meestal geen wetenschappelijk onderbouwde lijstjes. En de inhoud van die lijstjes is ook nogal verschillend. Maar ik moet zeggen dat ik het wel herken. De stress die ik altijd voelde om al mijn werk op tijd af te krijgen. Dat was niet echt relaxed. Vaak zat ik op de laatste dag nog tot laat te werken. Een aantal jaar geleden besloot ik om dat anders aan te pakken. In dit artikel deel ik mijn belangrijkste tips en inzichten met je.

Tip 1
Maak twee tot drie weken voordat je met vakantie gaat een planning. Plan alles in wat je nog moet en wilt doen.

Tip 2
Wees kritisch in wat je nog oppakt voor je vakantie. Is dit echt nu nodig? (Met andere woorden. Dit: hoort het bij jou? Nu: kan het ook later? Nodig: draagt het bij aan het grotere geheel waarvoor je bent aangenomen?)

Tip 3
Stick to the plan! Hou je aan je planning. Plan niet te optimistisch in. Als je denkt 1 uur nodig te hebben voor een bepaalde klus, plan dan 1,5 uur in. Dus de helft extra. En natuurlijk is je planning niet in beton gegoten. Maar als je uitstelgedrag vertoont reflecteer dan even wat daar de reden voor is. Geen leuke klus? Bang om te falen? Is de klus te groot? …?

Tip 4
Laat je niet gek maken door anderen. Als je collega’s hun zaken niet op orde hebben zijn ze geneigd om van hun probleem jouw probleem te maken. Trap er niet in. Je bent hartstikke lief en aardig voor je collega’s maar wees daarnaast ook assertief en zorg goed voor jezelf.

Tip 5
Zeg eens wat extra vaak “nee”.  We zijn zo vaak geneigd om gedachteloos “ja” te zeggen. Bedenk of deze klus bijdraagt aan het grotere geheel (zie tip 1). En misschien is iemand anders meer geschikt om deze klus op te pakken.

Tip 6
Plan ruim de tijd in voor ad hoc zaken. Juist als je weinig tijd meer hebt kan het veel stress geven als je ad hoc klussen op moet pakken. En die ad hoc klussen horen er nou eenmaal bij.

Tip 7
Zet je afwezigheidsassistent van al twee dagen voor je laatste werkdag aan. Anders loop je de kans dat je toch nog gauw die ene haastklus op je bord geschoven krijgt. En laat de afwezigheidsassistent nog een dagje extra aan staan als je weer terug bent.

Tip 8
Plan je werk slim in. Zo ben je zo effectief mogelijk. Dus aan het begin van de dag de “kikkers”. Dat zijn alle lastige klussen en de klussen waar je tegenop ziet. Wissel gedurende de dag de leuke en minder leuke klussen af. En heb je concentratieklussen? Zorg dan dat je dit niet inplant vlak na de lunch. Je weet zelf het beste wanneer je de meeste en minste energie hebt op een dag. Hou hier rekening mee.

Tip 9
Delegeer eens wat meer. Zo geef je je collega een kans om iets nieuws te leren. Hij of zij voelt zich gewaardeerd door jouw vertrouwen.

Tip 10
Herken je eigen negatieve denkpatronen als je stress voelt opkomen in die laatste werkdag voor de vakantie. “Het gaat nooit lukken om het af te krijgen”, “dit project loopt vast in de soep zonder mij”, “mijn overdracht moet tip top in orde zijn wat anders denken ze vast dat…” etc. Je kunt die gedachten vast zelf wel invullen. Denken in rampscenario’s, “het hoort zo”, fanatiek perfectionisme of het invullen voor een ander helpen je niet. Probeer te denken in mogelijkheden in plaats van in problemen.

Tip 11
Ruim de boel eens lekker op. Dat helpt om met een fijn gevoel op vakantie te gaan. En fijn om weer terug te komen natuurlijk.

Tip 12
Stel “regels” in voor je mail zodat al je nieuwsbrieven etc. in een aparte map komen.

Tip 13
Laat tijdens je vakantie alle mails waarin jij in de cc staat in een aparte map komen. Deze mails hebben geen haast. Je kunt die bij terugkomst dus makkelijk op een weekje later doornemen.

Tip 14
Plan alvast wat klussen in na je vakantie. Zo zijn ze uit je hoofd en dat geeft je een meer ontspannen gevoel. Doe dit natuurlijk niet direct op een van je eerste dagen dat je terug bent.

Tip 15
Hou je agenda de eerste dag na je vakantie leeg. Misschien is deze tip erg voor de hand liggend. Maar ik zie nog zo vaak collega’s die dit vergeten zijn. Zij ervaren direct al weer stress omdat hun agenda vol staat met vergaderingen of afspraken. Het is gewoon fijn om even te landen, je vakantieverhalen te kunnen vertellen. En misschien nog wel het belangrijkst, om je zaakjes weer op orde te brengen. Mail lezen, prioriteren en bijgepraat worden over lopende zaken.

Tip 16
Als het lukt, plan je eerste werkdag dan niet op maandag maar halverwege de week. We onderschatten wel eens dat je van werken gewoon moe wordt. Het is fijn als je weer rustig op kunt starten. Dat maakt het terugkomen ook een feest.

Tip 17
Heb je bij terugkomst veel mail? Selecteer ze dan op afzender. Zo kun je makkelijker prioriteren. Want alle mailtjes van de kantine juf dat er nog broodjes over zijn of dat er appelflappen klaar staan kun je op die manier makkelijk in een keer verwijderen.

Door deze tips te gebruiken organiseer je je werk slim(mer). Laat Outlook voor je werken. Dat scheelt je veel werk. Zo ga je met een gerust hart op vakantie én kom je met een fijn gevoel weer thuis.

Ik wens je een hele fijne vakantie!